Domov » FAQ » Zveřejňování podkladů pro jednání zastupitelstva

Zveřejňování podkladů pro jednání zastupitelstva

Plán zasedání

Každé zastupitelstvo by mělo připravovat a zveřejňovat dlouhodobější harmonogram zasedání. Takový plán není jen vhodnou pomůckou pro veřejnost. Snad ještě zásadnější roli má pro neuvolněné zastupitele. Pokud ti nemají k dispozici dostatečně dlouho předem informaci o tom, kdy se jednání koná, mají vážné problémy se sladěním harmonogramu svého zaměstnání a práce zastupitele. Zaměstnavatel má sice ze zákona povinnost poskytnout zastupiteli na zasedání pracovní volno, nicméně pokud si již zastupitel v zaměstnání například naplánoval zahraniční pracovní cestu, plány se mění opravdu již velmi obtížně. Nejvhodnější proto je zveřejňovat plány jednání na celý rok dopředu a to již s jistým předstihem před koncem roku. Schvalování takového plánu je velmi běžné na malých i velkých samosprávách, nicméně bohužel zdaleka ne ve všech případech samospráva plán i zveřejní pro potřebu občanů.

Materiály

Bohužel mnohem méně běžné je zveřejňování samotných podkladů pro jednání zastupitelstva, o nichž zastupitelé budou rozhodovat. Zde je situace výrazně kritičtější než v případě výborů, protože na zasedání zastupitelstev ze přijímají bezprostřední rozhodnutí o daném materiálu a vzhledem k tomu, že už na zasedání přichází často předjednán, nemusí se už vůbec dostat na obšírnější jednání o jeho obsahu. Veřejnost, která nemá možnost se s obsahem předem seznámit, se pak nemusí vůbec dozvědět, o čem zastupitelstvo ve skutečnosti rozhoduje. Zákonem daná veřejnost zasedání zastupitelstva pak má pochybnou hodnotu. Zákon bohužel v tomto případě nechává obcím extrémní volnost, když pouze stanoví, že obecní úřad informuje o místě, době a navrženém programu 7 dní předem (§ 93 zákona o obcích). Nicméně vzhledem k tomu, že v dnešní době (na rozdíl od doby, ze které pochází zmíněný zákon) je drtivá většina podkladů připravována elektronicky, není zveřejňování podkladů nikterak náročné.

Chráněné údaje

Jediné, co je nutné ohlídat, je anonymizace chráněných osobních údajů a případného obchodního tajemství. Těch se ovšem v podkladech většinou nenachází výrazné množství a zejména větší samosprávy mají běžně zavedenu interní směrnici k ochraně osobních údajů, díky níž není obtížné v dokumentech údaje identifikovat a anonymizovat. Velmi jednoduchým způsobem je například uložit osobám zodpovědným za přípravu materiálů, aby chráněné osobní údaje už při přípravě vyznačovaly běžně nepoužívaným znakem (setkali jsme se například s vyznačováním těchto údajů za pomoci složených závorek {}). Díky tomu je pak velmi jednoduché údaje dohledat a anonymizovat. Například s touto směrnicí se MČ Praze 20 podařilo přesvědčit i Úřad pro ochranu osobních údajů, že MČ je způsobilá vysílat videozáznamy z jednání zastupitelstva.

Včasné zveřejňování

Aby samospráva dostála nárokům otevřenosti rozhodování vůči svým občanům, musí tedy zveřejňovat kromě pozvánky i samotné podkladové materiály s dostatečným předstihem. Zájem veřejnosti na informace o připravovaných rozhodnutích zde však přirozeně omezuje potřeba obce připravovat materiály v návaznosti na další termíny s projednávanými záležitostmi související (termíny podání dotačních žádostí, harmonogram vyhlášení zakázky atd.), a tedy v některých případech v co nejtěsnější návaznosti s jednáním zastupitelstva.

Asi nejlepším kompromisem je zveřejnění tak, aby měli zájemci o materiály alespoň dva víkendy na prostudování materiálů a případné dovyžádání si podkladů od předkladatelů. To by mohlo být pro samosprávu omezující ve vztahu ke zmíněným harmonogramům, lze však nalézt režim, který takový termín nastavit umožní, aniž by příliš „šlapal na paty“ těm, kdo připravují podklady. Tento model spočívá v svolávání jednání zastupitelstva na pondělky a zveřejňování materiálů 10 dní předem, tedy v pátky. Veřejnost i zastupitelé pak mají dostatek času na seznámení se s materiály, zatímco pro obec to znamená pouze pět pracovních dní v mezidobí. Tohoto modelu se v zásadě – zejména co se termínů týká – drží například Karlovy Vary. Ty ovšem bohužel materiály nezveřejňují pro potřeby veřejnosti a přístup k nim mají pouze členové zastupitelstva (pro ty je ovšem samozřejmě dostatek času na seznámení se s materiály naprosto zásadní). V pozdějším termínu ale naopak pro potřeby veřejnosti však materiály běžně zveřejňují zejména větší města, například Praha, Hodonín a mnoho dalších, z menších měst například Černošice, z menších obcí například Dolany.

Důvodová zpráva

Zveřejňování materiálů by nebylo užitečné, kdyby byly připraveny nedostatečným způsobem. Každý návrh usnesení by tak měl být provázen důvodovou zprávou, která bude mít jasně danou formu a bude obsahovat informace v předem dané struktuře, které zastupitelům umožní udělat si dostatečný přehled o tom, o čem hlasují, případně o tom, jaké informace si ještě potřebují pro potřeby svého rozhodování vyžádat. Důvodová zpráva by měla obsahovat úplné a srozumitelné zdůvodnění návrhu včetně vyjmenování případných alternativ a zhodnocení dopadů opatření. Nezbytnou součástí návrhu by mělo být přiložení seznamu subjektů (výbory, komise etc), které materiál projednaly – i s jejich stanovisky v příloze.

Možným vodítkem pro sestavení důvodové zprávy může být zejména tzv. Malá RIA (hodnocení dopadů regulace), viz. Obecné zásady pro hodnocení dopadu regulace str. 8 (základní schéma str. 37). Stanovování náležitostí důvodové zprávy je naštěstí v jednacích řádech zastupitelstev celkem běžné, není však bohužel zdaleka bezvýjimečným pravidlem. Jednoduše, ale jasně mají náležitosti důvodové zprávy definované například v Karlových Varech:

Důvodová zpráva obsahuje zejména:

a) popis dosavadního stavu a jeho případných nedostatků;

b) odůvodnění navrhovaných opatření a jejich ekonomický či jiný dopad;

c) s jakými orgány či subjekty byl návrh projednán, včetně jejich stanovisek.

Posted in: rozhodovací procesy