Domov » Faqs

Faqs

rozhodovací procesy

Zveřejňování podkladů pro jednání zastupitelstva

Plán zasedání

Každé zastupitelstvo by mělo připravovat a zveřejňovat dlouhodobější harmonogram zasedání. Takový plán není jen vhodnou pomůckou pro veřejnost. Snad ještě zásadnější roli má pro neuvolněné zastupitele. Pokud ti nemají k dispozici dostatečně dlouho předem informaci o tom, kdy se jednání koná, mají vážné problémy se sladěním harmonogramu svého zaměstnání a práce zastupitele. Zaměstnavatel má sice ze zákona povinnost poskytnout zastupiteli na zasedání pracovní volno, nicméně pokud si již zastupitel v zaměstnání například naplánoval zahraniční pracovní cestu, plány se mění opravdu již velmi obtížně. Nejvhodnější proto je zveřejňovat plány jednání na celý rok dopředu a to již s jistým předstihem před koncem roku. Schvalování takového plánu je velmi běžné na malých i velkých samosprávách, nicméně bohužel zdaleka ne ve všech případech samospráva plán i zveřejní pro potřebu občanů.

Materiály

Bohužel mnohem méně běžné je zveřejňování samotných podkladů pro jednání zastupitelstva, o nichž zastupitelé budou rozhodovat. Zde je situace výrazně kritičtější než v případě výborů, protože na zasedání zastupitelstev ze přijímají bezprostřední rozhodnutí o daném materiálu a vzhledem k tomu, že už na zasedání přichází často předjednán, nemusí se už vůbec dostat na obšírnější jednání o jeho obsahu. Veřejnost, která nemá možnost se s obsahem předem seznámit, se pak nemusí vůbec dozvědět, o čem zastupitelstvo ve skutečnosti rozhoduje. Zákonem daná veřejnost zasedání zastupitelstva pak má pochybnou hodnotu. Zákon bohužel v tomto případě nechává obcím extrémní volnost, když pouze stanoví, že obecní úřad informuje o místě, době a navrženém programu 7 dní předem (§ 93 zákona o obcích). Nicméně vzhledem k tomu, že v dnešní době (na rozdíl od doby, ze které pochází zmíněný zákon) je drtivá většina podkladů připravována elektronicky, není zveřejňování podkladů nikterak náročné.

Chráněné údaje

Jediné, co je nutné ohlídat, je anonymizace chráněných osobních údajů a případného obchodního tajemství. Těch se ovšem v podkladech většinou nenachází výrazné množství a zejména větší samosprávy mají běžně zavedenu interní směrnici k ochraně osobních údajů, díky níž není obtížné v dokumentech údaje identifikovat a anonymizovat. Velmi jednoduchým způsobem je například uložit osobám zodpovědným za přípravu materiálů, aby chráněné osobní údaje už při přípravě vyznačovaly běžně nepoužívaným znakem (setkali jsme se například s vyznačováním těchto údajů za pomoci složených závorek {}). Díky tomu je pak velmi jednoduché údaje dohledat a anonymizovat. Například s touto směrnicí se MČ Praze 20 podařilo přesvědčit i Úřad pro ochranu osobních údajů, že MČ je způsobilá vysílat videozáznamy z jednání zastupitelstva.

Včasné zveřejňování

Aby samospráva dostála nárokům otevřenosti rozhodování vůči svým občanům, musí tedy zveřejňovat kromě pozvánky i samotné podkladové materiály s dostatečným předstihem. Zájem veřejnosti na informace o připravovaných rozhodnutích zde však přirozeně omezuje potřeba obce připravovat materiály v návaznosti na další termíny s projednávanými záležitostmi související (termíny podání dotačních žádostí, harmonogram vyhlášení zakázky atd.), a tedy v některých případech v co nejtěsnější návaznosti s jednáním zastupitelstva.

Asi nejlepším kompromisem je zveřejnění tak, aby měli zájemci o materiály alespoň dva víkendy na prostudování materiálů a případné dovyžádání si podkladů od předkladatelů. To by mohlo být pro samosprávu omezující ve vztahu ke zmíněným harmonogramům, lze však nalézt režim, který takový termín nastavit umožní, aniž by příliš „šlapal na paty“ těm, kdo připravují podklady. Tento model spočívá v svolávání jednání zastupitelstva na pondělky a zveřejňování materiálů 10 dní předem, tedy v pátky. Veřejnost i zastupitelé pak mají dostatek času na seznámení se s materiály, zatímco pro obec to znamená pouze pět pracovních dní v mezidobí. Tohoto modelu se v zásadě – zejména co se termínů týká – drží například Karlovy Vary. Ty ovšem bohužel materiály nezveřejňují pro potřeby veřejnosti a přístup k nim mají pouze členové zastupitelstva (pro ty je ovšem samozřejmě dostatek času na seznámení se s materiály naprosto zásadní). V pozdějším termínu ale naopak pro potřeby veřejnosti však materiály běžně zveřejňují zejména větší města, například Praha, Hodonín a mnoho dalších, z menších měst například Černošice, z menších obcí například Dolany.

Důvodová zpráva

Zveřejňování materiálů by nebylo užitečné, kdyby byly připraveny nedostatečným způsobem. Každý návrh usnesení by tak měl být provázen důvodovou zprávou, která bude mít jasně danou formu a bude obsahovat informace v předem dané struktuře, které zastupitelům umožní udělat si dostatečný přehled o tom, o čem hlasují, případně o tom, jaké informace si ještě potřebují pro potřeby svého rozhodování vyžádat. Důvodová zpráva by měla obsahovat úplné a srozumitelné zdůvodnění návrhu včetně vyjmenování případných alternativ a zhodnocení dopadů opatření. Nezbytnou součástí návrhu by mělo být přiložení seznamu subjektů (výbory, komise etc), které materiál projednaly – i s jejich stanovisky v příloze.

Možným vodítkem pro sestavení důvodové zprávy může být zejména tzv. Malá RIA (hodnocení dopadů regulace), viz. Obecné zásady pro hodnocení dopadu regulace str. 8 (základní schéma str. 37). Stanovování náležitostí důvodové zprávy je naštěstí v jednacích řádech zastupitelstev celkem běžné, není však bohužel zdaleka bezvýjimečným pravidlem. Jednoduše, ale jasně mají náležitosti důvodové zprávy definované například v Karlových Varech:

Důvodová zpráva obsahuje zejména:

a) popis dosavadního stavu a jeho případných nedostatků;

b) odůvodnění navrhovaných opatření a jejich ekonomický či jiný dopad;

c) s jakými orgány či subjekty byl návrh projednán, včetně jejich stanovisek.

Permalink.

Průběh jednání zastupitelstva

Z hlediska účasti veřejnosti na zasedání je (vyjma excesů směřujících k porušení zásady veřejnosti zastupitelstev, jako je předběžné neveřejné zasedání zastupitelstva nebo zneužívání tzv. dohadovacích řízení) asi nejdůležitějším aspektem nastavení toho, jak mohou občané jednak vyjadřovat stanoviska k jednotlivým projednávaným bodům zasedání a jednak využívat obecné možnosti interpelovat členy zastupitelstva, případně rady, obecního úřadu nebo zástupce obecních organizací a společností.

Vystupování k projednávaným bodům

První okruh občanům garantuje zákon o obcích v § 16, když konstatuje, že občan obce má právo vyjadřovat na zasedání zastupitelstva v souladu s jednacím řádem svá stanoviska k projednávaným věcem a vyjadřovat se k návrhu rozpočtu obce a závěrečnému účtu obce za uplynulý kalendářní rok. Obce někdy využívají (zneužívají) formulace „v souladu s jednacím řádem“ a stanovují v jednacím řádu časová omezení pro toto vyjádření. To samo není v rozporu se zákonem a může to být v některých obcích důležité pro udržení věcného průběhu jednání, ale této možnosti nesmí být zneužíváno. Lze se asi držet představy, že 5 minut by k vyjádření stanoviska mělo být dostatečných – viz též doporučení Odboru dozoru a kontroly veřejné správy Ministerstva vnitra v kap. 23.

Zajímavé řešení situace, kde na položené otázky není možné odpovědět na místě, používají v Černošicích, když v jednacím řádu zastupitelstvo stanovilo:

Dotazy vztahující se k projednávanému bodu, na které nelze bezprostředně odpovědět a jejichž zodpovězení vyžaduje vyhledání informace nebo provedení dalších šetření, budou považovány za dotazy ve smyslu zákona 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, pokud jsou směřovány na subjekt, který je tímto zákonem vázán. Informace poskytne městský úřad, pokud je bude mít k dispozici.

Viz. jednací řád zastupitelstva Černošic.

Interpelace občanů

Tzv. interpelace, tedy možnost klást představitelům obce dotazy a vyžadovat odpovědi, zákon negarantuje občanům, nýbrž pouze zastupitelům (v § 82 zákona o obcích). Transparentní samospráva však nemusí omezovat práva občanů na základní práva garantovaná zákonem a jeví se jako vhodné sloučit režim pro zastupitele i občany. Zároveň by měla být stanovena pravidla pro poskytování odpovědi ze strany interpelovaných, a to tak, aby se odpověď na interpelaci (ať už podaná na místě, nebo následně písemně) stala součástí (v případě prvním) nebo přílohou (v případě druhém) zápisu ze zasedání.

Permalink.

Výstupy z jednání

Záznam zasedání

V zásadě existují dva nejvhodnější způsoby zaznamenávání zasedání. Jedním je doslovný přepis jednání. Využívají jej zejména větší samosprávy (například Praha 10), neboť je finančně, případně administrativně poměrně náročný. Poskytuje velikou výhodu v tom, že si zájemce může podle klíčových slov prohledávat celý text a vyhledat přesné formulace, které k předmětu jeho zájmu na zastupitelstvu padly.

Alternativou je pořizování a zveřejňování audio či videozáznamů. Ty jsou zajisté nejvěrnějším zachycením dění a zároveň mohou poskytovat oporu při případných sporech o věrnosti zápisu z jednání, který obec ze zákona pořizuje. Videozáznam je sice poměrně atraktivní, ale zejména pro menší obce může být jeho pořízení a zveřejnění poměrně technicky náročné. Skvěle řeší tuto problematiku kraj Vysočina, který má k dispozici potřebnou techniku a svým obcím ji zapůjčuje zdarma, případně za poplatek i s technickou obsluhou. Zároveň také na svých stránkách poskytuje prostor, na němž obce mohou záznam zveřejnit.

Levnější alternativou je záznam zvukový. Je bezesporu dostupná i malým obcím (viz. například Nová Pec, kde jej zveřejňují jako přílohu zápisu). Ideální formou jeho zveřejňování je pak tzv. indexování jednotlivých částí, díky kterému si zájemce může jednoduše poslechnout právě tu pasáž, která jej zajímá a nemusí ji v záznamu složitě hledat. Tuto variantu využívá například Hodnonín a lze ji použít i u videozáznamů. Asi nejjednodušší je to při využití kanálu youtube, kde odpadá nutnost stříhání na jednotlivé části. Detailnější návod, jak videozáznamy pořizovat, zpracovávat a šířit, naleznete v tomto manuálu. Před samotným publikováním však doporučujeme pozornosti analýzy zmíněnou v dalším odstavci, v níž je možné se dočíst, jaká opatření by měl zveřejňovatel přijmout, aby se vyhnul možnému postihu.

V poslední době se velmi spekuluje o legálnosti zveřejňování záznamů kvůli iniciativě ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů, který svými stanovisky naznačuje, že by mohl zveřejňování sankcionovat. Této problematice se obšírně věnujeme na ve zvláštní sekci našich stránek a zejména v detailním rozboru celé problematiky.

Zápis

Zákon zakládá povinnost pořídit z jednání zastupitelstva zápis. Vymezuje ovšem minimální pravidla pro jeho obsah, když stanovuje: „V zápise se vždy uvede počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení.“ Připravovaná novela zákona o obcích alespoň nevrhuje, aby bylo povinností obcí zápisy zveřejňovat na internetových stránkách. Nicméně několik zásadních náležitostí v zákonném výčtu chybí. Zápis, aby byl dostatečným dokumentem, podle kterého si zájemce (ať už z řad veřejnosti, nebo v horším případě orgán činný v trestním řízení) může udělat dostatečnou představu o pozicích jednotlivých zastupitelů a o vývoji rozpravy, který vedl k danému usnesení, musí zaznamenávat alespoň rámcově průběh samotné rozpravy. Zároveň by zápis měl zaznamenat na jednání položené dotazy a v případě, že nemohly být zodpovězeny na místě, by se odpovědi měly ex-post stát jeho přílohou. Pro občany-voliče je velice důležitým a málokde zveřejňovaným údajem o zastupitelích jmenovitý přehled všech hlasování, především k jednotlivým usnesením. I tuto povinnost se chystá stanovit zákon. Dosti blízko těmto doporučením jsou například již výše uváděné Černošice, ale například záznam rozpravy a jmenovitý záznam hlasování není výjimkou ani na větších, ani na menších obcích.

S velmi zajímavým doplňkem výše zmíněných informací přišla Mohelnice, která na svých stránkách zveřejňuje přehled plnění úkolů ze zasedání zastupitelstva. Bohužel je však také možná jedinou obcí, která tak činí.

Permalink.

Vzorový jednací řád

Kromě procedurálních postupů může a měl by výše zmíněné zásady pokrývat jednací řád zastupitelstva, aby byly kodifikovány ve veřejně přístupném materiálu, jehož změna podléhá veřejnému dohledu – na rozdíl například od interních předpisů či nepsaných dohod. Veřejná deklarace těchto zásad v jednacím řádu je opěrným bodem, který ztíží v obcích, jejichž vedení se rozhodlo otevřít rozhodování veřejné kontrole, ústup od těchto zásad dobré praxe po volbách, které by případně změnily politické vedení. Jelikož jednací řád je komplikovaným dokumentem, který většinou pokrývá celý proces spojený se zasedáním zastupitelstva od přípravy zasedání až po připomínkování zápisu, rozhodli jsme se v pracovní skupině Platformy Bezkorupce připravit pro zájemce vzorový jednací řád. Připravili jsme jej v takové podobě, aby ho mohly přijmout jak velké, tak malé obce. V rámci možností jsme se snažili o co největší přehlednost, kdy jeden dokument může po úpravě sloužit jak městům s rozsáhlým úředním aparátem, tak obcím bez rady. Obsahuje barevně vyznačené pasáže vymezující místa, ve kterých je možno vybrat z alternativ podle daných dispozic obce či města. Kromě standardních ustanovení, která se íceméně beze změny objevují v množství jednacích řádů, obsahuje právě formulace, které nastavují rozhodovací proces k větší otevřenosti tak, jak to bylo popsáno výše. Podrobné informace i odkaz na samotný jednací řád naleznete přímo v úvodním komentáři.

Permalink.

Ucelené zveřejňování

Podstatné je, aby zveřejňované informace byly úplné a přehledně strukturované. Uživatelsky nejpřehlednější je umístění všech dokumentů ke každému zasedání zastupitelstva na jedné stránce, nikoli roztroušeně pod různými odkazy. Není nám známa žádná samospráva, která by zveřejňovala na internetu všechny výše uvedené informace a dokumenty k zasedání zastupitelstva na jednom místě. Nejpřehlednějším způsobem zveřejňování je takováto přehledová tabulka.

Asi nejpřehlednější jsou v tomto smyslu stránky zastupitelstva města Černošice – chybí zde nicméně informace o jmenovitém hlasování. Jiné obce zveřejňují také veliké množství informací, nicméně nikoliv na jednom místě, např. Praha nebo Kuřim (ta ovšem přestala zveřejňovat záznamy ze zasedání zastupitelstva)

Permalink.

Informace z výborů zastupitelstva, z rady a komisí rady

Zastupitelstvo je sice jediným občany přímo voleným orgánem a má také nejdůležitější rozhodovací pravomoci, avšak naprostá většina rozhodnutí bývá předjednána ve výborech zastupitelstva, respektive v radě a jejích komisích. Při projednávání na zastupitelstvu pak může být pouze uvedeno, že rada a příslušné výbory zastupitelstva doporučují nějaké usnesení ke schválení a o obsahu usnesení se již nejedná. Rada má navíc ještě samostatné rozhodovací kompetence, nezávisle na zastupitelstvu. Proto potřebují mít občané přístup k adekvátnímu množství informací a dokumentů také z jednání výborů zastupitelstva, rady a jejích komisí. Vzhledem k ze zákona neveřejné povaze zasedání rady a komisí se může zdát, že by snad mělo stačit zveřejnit zápis a usnesení. Takový přístup však neodpovídá za prvé důležitosti rozhodnutí, která jsou v těchto orgánech přijímána, a za druhé standardům transparentnosti moderního úřadu. Neveřejnost v tomto pojetí neznamená nic víc, než aby radní na zasedání nebyly nikým rušeni. Ostatně jsou obce, které neuzavírají veřejnosti ani zasedání rady a nejenže poskytují bohaté informace z jednání online, ale přímo jednání rady otevírají veřejnosti. Příkladem takové obce je výše zmiňovaná Kuřim. Proto nevidíme žádnou překážku pro zveřejňování informací z těchto orgánů ekvivalentním způsobem, jakým jsme to výše stanovili pro zastupitelstvo.

Pro snadnou práci s takovým množstvím informací je zcela nezbytný fulltextový vyhledávač, prohledávající všechny dokumenty v obou tabulkách.

Permalink.